Als startende ondernemer kan je zonder veel moeite een professionele offerte opstellen in een programma als Excel of Word. Je zal echter snel merken dat daar niet alleen veel tijd in kruipt, maar ook dat het op lange termijn niet schaalbaar is.
Al snel heb je nood aan een centrale plek om alle klantgegevens te bewaren en om een potentiële klant de nodige opvolging te geven. Pas wanneer je inzicht verwerft in het beslissingsproces van je klant, kan je een overtuigende offerte opstellen die leads écht converteert.
Counterpart bouwt offerte-flows op maat. Een nieuwe offerteaanvraag op de website kan bijvoorbeeld een automatische trigger zijn om een contact aan te maken in het CRM-pakket, een offerte klaar te zetten, én jou een berichtje te sturen met alle info over de aanvraag.
Offerte maken: waar moet je aan denken?
Rechtsgeldige offertes maken
Professionele offertes maken niet alleen een goede indruk, ze bevatten ook alle verplicht nodige gegevens om ze rechtstgeldig te maken. Wanneer je een offerte programma gebruikt, zoals Teamleader, maak je gemakkelijk offertes die je eigen bedrijfsgegevens (naam, btw nummer en adres) en de contactgegevens van je klant bevatten.
Een rechtstgeldige offerte omvat daarnaast ook verplicht volgende zaken:
-
De datum van opmaak van de offerte;
-
Het offertenummer;
-
Een korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden/geleverde producten
-
Je uurtarief of de totaalprijs (vergeet eventuele bijkomende kosten niet);
-
Geldigheidsduur van de offerte;
-
Wat de klant moet doen om op de offerte in te gaan.
Een goede offerte opstellen vergt dus wel wat werk. Wat er op de offerte staat is uiteindelijk ook wat jij gaat leveren, dus zorg voor duidelijkheid in je voorstel en verstuur de offerte pas wanneer ze volledig is.
Tip: gebruik je toch Excel voor het opmaken van je offertes? Verstuur ze dan zeker altijd in pdf formaat, zodat de cijfers die op de offerte staan niet aangepast kunnen worden.
De volgende stap: de factuur
Wie een offerte verstuurt en de opdracht nadien uitvoert, zal nadien graag een factuur sturen zodat de klant de geleverde diensten kan betalen. Een CRM pakket als Teamleader houdt alle gegevens van je goedgekeurde offertes bij, zodat jij ze met een klik op de knop kan omzetten in facturen.
Je kan een offerte ook eerst gedeeltelijk op factuur zetten, Teamleader houdt na die eerste betaling dan het openstaande bedrag bij. Zo verstuur je nadien, zonder tijd te verliezen, de rest van de factuur.
Statistieken
Een paar statistieken over offertes maken:
-
50% van de klanten gaat voor de onderneming die als eerste antwoordt;
-
Ondernemingen die binnen 24 uur na de eerste contactpoging een offerte verzenden, krijgen een gemiddelde respons van ongeveer 25%;
-
Slechts 2% van alle verkopen vindt plaats tijdens het eerste contactmoment;
-
60% van de klanten wijst een aanbod vier keer af voordat ze een aankoopbeslissing nemen.
Conclusie: snelheid en een goede opvolging staan centraal. Met offertes in Excel bereik je geen van beiden.
Een digitale offerte-flow
Hoe het dan wel moet, is afhankelijk van jouw specifieke activiteiten. Denk daarbij aan de kanalen waarlangs een mogelijke klant bij je terechtkomt, de benodigde informatie voor je klant en het taalgebruik in de offerte (vermijd jargon).
Haal gerust je eerste inspiratie bij andere ondernemers: je zou een vrijblijvende offerte kunnen aanvragen bij een concurrent om te zien hoe hij een offerte maakt.
We nemen je mee in de verschillende opties van een digitale offerte-flow op maat.
De offerte-aanvraag
Vooraleer je een offerte opstelt, komt er een offerte-aanvraag binnen van een potentiële klant. Dat kan op verschillende manieren gebeuren: via een contactformulier op de website, telefonisch, per email, of ‘in real life’. Voor elk van die kanalen moet er een duidelijke manier van werken zijn, zodat alle collega’s ten allen tijde weten wat de volgende stap is.
Voor offerte-aanvragen via een contactformulier op de website kunnen we een volledig geautomatiseerde flow opzetten. Je stelt in het formulier de nodige vragen, en laat na het indienen via ons script in Make automatisch een contact en offerte genereren in je CRM-pakket.
Offertes maken
Met een programma als Teamleader maak je in no-time een mooie offerte in je eigen huisstijl. Je kan voor verschillende types klanten zelfs lay-out varianten toevoegen. Bedrijfslogo graag links vanboven, en je bedrijfsgegevens rechts? De beschrijving van de producten op lijnniveau, of apart op een volgende bladzijde? Graag enkel bedragen exclusief btw voor B2B klanten? De professionele opmaak en je huisstijl worden in acht genomen. Je kan de complete offerte dus naar wens opstellen, in functie van de ontvanger.
Daarnaast kan je ook meerdere online offertes tegelijkertijd door te sturen. Je klant kan dan in het online portaal de prijsopgave in de verschillende versies vergelijken en er feedback op geven. Het systeem werkt met templates, dus je dupliceert gemakkelijk offertes en stuurt onbeperkt offertes door. Ook de begeleidende tekst die je per e mail verstuurt wordt bewaard als template voor snel gebruik.
Doorheen deze templates worden zowel jouw contactgegevens als die van de klant als ‘merge tags’ vermeld. Deze tags zorgen ervoor dat de gegevens van je klant automatisch doorheen het document aangevuld worden. De tag FIRST_NAME_CLIENT zal bij het opmaken van een offerte voor lead die Rudy heet veranderen in ‘Rudy’.
Je merkt dat je met Teamleader een goede offerte opstelt die meer info geeft dan een veredelde prijslijst.
Opvolging van de offerte
Alle informatie over het verkoopsproces wordt opgeslagen in Teamleader. Indien er een eerder contactmoment plaatsvond, staan de notities daarvan eenvoudig bij de offerte. Al even geen reactie van de klant? Dan kan je eenvoudig opnieuw de offerte versturen. Het is zelfs mogelijk om ze per post te laten versturen.
Je stelt gemakkelijk de geldigheidsduur van elke offerte in, en hebt ook de optie om een offerte te vergrendelen wanneer die datum verstreken is.
Uit de statistieken hierboven blijkt dat klanten een offerte zelden goed keuren na het eerste contactpunt. Een offerte een keer te vaak versturen is dan ook beter dan ze vergeten te versturen.
Goedkeuring van de offerte
Goede offertes maken het voor de klant gemakkelijk om zijn akkoord te geven. Via het online portaal van Teamleader zet de klant snel een digitale handtekening op de offerte. Als de klant een offerte daadwerkelijk ondertekent wordt die versie van de offerte vast gezet. Het ondertekende document kan nadien door beide partijen gedownload worden.
Voorbeelden van offerte-flows
We maken het graag concreet! Om onze diensten, en de features van Teamleader, Make en andere software die we implementeren goed in kaart te brengen, geven we je een inkijk in onze flows. Je ziet hieronder live offerte-scenario’s die momenteel actief zijn bij ons, of onze klanten.
Scenario 1: offerte via contactformulier op de website
Wanneer een lead het contactformulier op de website invult, wordt de data naar een webhook in Make gestuurd die de flow activeert.
In het contactformulier vragen we met een drop-down veld naar welke dienstverlening de lead op zoek is. Geeft hij aan dat hij een offerte voor zijn maandelijkse boekhouding wilt? Dan wordt er na het indienen van het formulier automatisch zo’n offerte klaar gezet in Teamleader.
Daarnaast wordt er een bericht in Teams gestuurd om de collega’s op de hoogte te brengen van de nieuwe lead. Tot slot wordt er in Airtable (Excel on steroids, in de cloud) een lijn aangemaakt met dezelfde info over de lead – als back-up.
Scenario 2: opvolging goedgekeurde offertes
Deze flow houdt de offertes in Teamleader in de gaten, en treedt in werking wanneer de klant akkoord gaat met een offerte.
Eerst wordt de info van de gewonnen deal en bijhorende offerte opgehaald, zodat die in de volgende stappen gebruikt kan worden. Dan wordt het team op de hoogte gebracht van de gewonnen deal met een bericht in Teams. Er wordt voor deze nieuwe klant een contact gemaakt in Brevo op basis van de klantgegevens in Teamleader, zodat hij of zij een bedankbericht ontvangt per email.
Scenario 3: goedgekeurde offertes opslaan in Google Drive
Hoewel alle goedgekeurde offertes in Teamleader te bekijken zijn, is het handig om ze in een aparte Google Drive map te bewaren. Met behulp van een filter in Make zorgen we dat de offertes in de juiste map worden opgeladen: een offerte van locatie 1 wordt in een andere map bewaard dan offertes die vanuit een andere locatie beheerd worden.
Zoals bij scenario 2, wordt de info van de gewonnen deal en bijhorende offerte opgehaald voor gebruik in de volgende stappen. In dit scenario gebruiken we een iterator, omdat er bij deze onderneming meerdere offertes aan één deal gelinkt kunnen zijn. De iterator zorgt ervoor dat elke offerte apart gedownload wordt.
Een van de gegevens die bij de deal hoort, is de locatie waaraan de offerte gelinkt is. Die info gebruiken we om 2 filters op te zetten. Offertes van locatie 1 worden zo in hun bijhorende map in Google Drive opgeladen.
Offerte-flow op maat testen?
Je zit aan het juiste adres! Via de knop hieronder kan je alvast een trial account van 14 dagen voor Teamleader aanmaken. We helpen je graag persoonlijk verder – met een offerte op maat natuurlijk! 😎
Wanneer je onze offerte ondertekent gaan we voor je aan de slag.
Future-proof
Online offertes en facturen maken is de toekomst. Sterker nog: digitaal facturen opmaken via Peppol wordt vanaf 2026 verplicht. Met een Teamleader account ben je alvast goed voorbereid en stel je je eerste UBL factuur in no-time op.
